POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MOATS INSTALACIONES S.A.S.

1. INTRODUCCIÓN

Este documento constituye la Política de Tratamiento de Datos de MOATS INSTALACIONES S.A.S. (en adelante la “Responsable”) Esta empresa se encuentra comprometida con el debido tratamiento de datos personales y con la plena observancia de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios; de modo que pone a disposición de los titulares la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que será difundida a través de su página web.

2. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer los términos y condiciones con los cuales la Responsable trata los datos personales de personas naturales, especialmente de las personas que utilizan sus servicios. La Responsable, comprometida con el respeto al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que ha recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, con la seguridad y privacidad de la información que contenga datos personales y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario (Decreto 1377 de 2013, compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), dispone públicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) para que cualquier persona conozca los procesos y estándares que la Responsable ha implementado en materia de protección de datos personales.

3. ALCANCE

La aplicación de la presente PTDP inicia desde la recolección de datos personales y abarca todos aquellos que la Responsable trata en desarrollo de sus actividades, incluyendo, pero no limitándose a, la información de clientes, la vinculación de personal y la contratación de proveedores; y termina con la aplicación de las medidas de tratamiento de datos de acuerdo con fines estrictamente legales y administrativos y relacionados con su existencia y funcionamiento.

4. DEFINICIONES

En concordancia con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1582 de 2012, el tratamiento de los datos personales se realizará teniendo en cuenta los siguientes conceptos y definiciones:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que la Responsable lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas.

b) Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por la Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que la Responsable dará a los Datos Personales, publicada en los Canales de Atención.

c) Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que objeto de Tratamiento por parte de la Responsable.

d) Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse al Responsable del Tratamiento, se referirá a MOATS INSTALACIONES S.A.S.

i) Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

j) Transferencia: la transferencia tendrá lugar cuando la Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envíe la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.

l) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

5. PRINCIPIOS RECTORES

En concordancia con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1582 de 2012, el tratamiento de los datos personales se realizará aplicando de manera armónica e integral los
siguientes principios:

a) Principio de legalidad: El Tratamiento deberá sujetarse a lo establecido en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales en Colombia.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, finalidad que será informada al Titular oportunamente.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo podrá realizarse previo consentimiento expreso e informado del Titular. La Responsable informará de manera clara y suficiente a los Titulares de los Datos para que estos de manera libre puedan definir su aceptación o no frente al Tratamiento y finalidades de este.

d) Principio de veracidad o calidad: La Responsable procura que la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ese sentido, la Sociedad velará por que los Titulares puedan actualizar sus datos de manera sencilla y segura, de tal manera que la información que repose en las bases de datos sea veraz.

e) Principio de transparencia: La Responsable deberá garantizar al Titular el ejercicio de su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus Datos Personales.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El acceso y circulación de los Datos Personales será restringido acorde con la naturaleza del dato, la autorización otorgada
por el Titular, la Política de Tratamiento de Datos de la Sociedad y las limitaciones legales aplicables. Los Datos Personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La Responsable cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas que necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: La Responsable vela por la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y de
acuerdo con sus términos. La Responsable conservará y mantendrá la confidencialidad de la información, absteniéndose de revelar a terceros no autorizados, la información suministrada por los Titulares.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en aplicación de la presente PTDP será MOATS INSTALACIONES S.A.S. La información que la identifica
como responsable del tratamiento es la siguiente:

Número de N.I.T: 901.094.084-1
Domicilio: CRA 29 A N. 75- 33 Bogotá D.C.
Teléfono: 3229644136
Correo: gerencia@lux-oria.com

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Responsable, MOATS INSTALACIONES S.A.S., llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social y su actividad. En consecuencia, toda actividad que adelante la Responsable y que implique el Tratamiento de Datos Personales se adelantará en el desarrollo de su objeto social o en virtud de las finalidades que sean expresamente autorizadas por los Titulares, podrá abarcar desde información relativa al nombre y correo electrónico, hasta información acerca de información financiera o información académica o profesional. Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información profesional o académica y la imagen, tienen como finalidad y propósito lo establecido en la presente PTDP y de acuerdo con las finalidades Autorizadas en cada caso.

Los Datos Personales suministrados podrán ser usados, procesados, transmitidos en el país o fuera del país, para que estos se incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse y según las finalidades informadas y autorizadas por los Titulares.

La Responsable, previa autorización de los titulares de la información (en caso de que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales (colaboradores, clientes y proveedores), que podrán optar por brindar su información personal en conexión con una relación contractual, comercial o de servicios con la Responsable, aunque en algunos casos la recolección de la información se realizará en cumplimiento de la normatividad vigente.

Los tipos de Datos Personales que se recolectarán son:

· Datos públicos, que pueden encontrarse en registros públicos, documentos públicos, sentencias judiciales, tales como nombres, apellidos, número de identificación, lugar y fecha de expedición de su documento de identidad, profesión u oficio.

· Datos Semiprivados, que corresponden a la información que no es de naturaleza pública o privada pero cuyo conocimiento puede ser relevante para ciertos sectores o grupos de personas, tales como la fecha y lugar de nacimiento y los datos que correspondan a información financiera, comportamiento crediticio e información comercial.

· Datos privados, que solo interesan a la persona y su entorno más cercano, tales como: dirección de residencia, teléfono, correo electrónico.

· Datos Sensibles, que atienden a la intimidad del Titular y cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, que pueden comprender huellas, biometría facial u ocular. No serán recolectados datos sensibles de menores de edad que no sean públicos, a menos que éstos sean requeridos conforme con la normatividad vigente para cumplir con nuestras obligaciones legales y/o exista una Autorización de sus padres o representantes legales, en caso de que ésta sea requerida de conformidad con la naturaleza del Dato Personal.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dentro de las finalidades comunes del tratamiento que hará la Responsable se encuentran las siguientes: (a) Recopilar, consolidar y actualizar información de los titulares en desarrollo de su objeto y actividades económicas; (b) Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y actividades de la Responsable; (c) Enviar información de eventos y actividades relacionadas con el objeto social de la Responsable; (d) Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de las actividades de la Responsable, y para fines estadísticos y demográficos; (e) Evaluar aspirantes a cargos de la Responsable; (f) Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las obligaciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de la Responsable; (g) Realizar el registro en los sistemas de información, software, bases de datos o archivos de la Responsable en desarrollo de sus actividades; (h) Dar respuesta a requerimientos judiciales y administrativos o en cumplimiento de mandatos legales; (i) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, levar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en las distintas Bases de Datos de la Responsable.

Los Datos Personales proporcionados a la Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades específicas y según se establezca en la respectiva Autorización:

Grupo de interés	Datos que se recolectan	Finalidades
Socios y cargos directivos	Datos públicos, Datos semiprivados, Datos privados, Datos sensibles.	(i) Como elemento para establecer y mantener una relación societaria o laboral y dar cumplimiento a la normatividad que rija la relación laboral respecto del colaborador y frente al Ministerio de Trabajo y la DIAN; (ii) Para efectos de garantizar la seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales y establecimientos de comercio, así como prevenir el fraude interno y externo; (iii) Efectuar el pago de utilidades y el cumplimiento de las demás obligaciones derivadas de la ley y de los estatutos sociales; (iv) Contactos; (v) Para atender cualquier trámite ante una autoridad judicial, entidad pública o entidad privada, que requiera la información en ejercicio de sus funciones legales; (vi) Para transmitir la información a Encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación contractual, que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Responsable y el cumplimiento de las finalidades previstas en esta PTDP; (vii) Para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo de la Responsable, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones del SAGRILAFT y retención documental; (viii) Enviar información laboral, comercial, publicidad, boletines y demás información de interés de los socios, relacionada con las actividades de la sociedad.
Colaboradores o empleados	Datos públicos, Datos semiprivados, Datos privados, Datos sensibles.	(i) Como elemento para establecer, gestionar y mantener una relación laboral y dar cumplimiento a la normatividad que rija la relación laboral respecto del colaborador y frente al Ministerio de Trabajo y la DIAN; (ii) Para efectos de garantizar la seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales y establecimientos de comercio, así como prevenir el fraude interno y externo; (iii) Para atender cualquier trámite ante una autoridad judicial, entidad pública o entidad privada, que requiera la información en ejercicio de sus funciones legales; (iv) Para transmitir la información a Encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación contractual, que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Responsable y el cumplimiento de las finalidades previstas en esta PTDP; (v) Para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo de la Responsable, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones del SAGRILAFT y retención documental; (x) Enviar información laboral, comercial, publicidad, boletines y demás información sobre eventos, actividades de mercadeo y promocionales, ofertas o nuevos lanzamientos de productos o servicios que realice la Responsable vía SMS, WhatsApp, correos electrónicos y cualquier otro tipo de aplicaciones o mensajes de datos;
Clientes	Datos públicos, Datos semiprivados, Datos privados, Datos sensibles.	(i) Gestionar la relación contractual, incluyendo la facturación, la gestión de pagos y el envío de estados de cuenta relacionados con los productos adquiridos; (ii) Cumplir con los requisitos legales y regulatorios establecidos por las autoridades tributarias y de supervisión financiera; (iii) Atender consultas, notificaciones sobre los productos, responder a solicitudes de información o para cualquier otro asunto relacionado con las actividades de la Responsable; (iv) Mantener la información actualizada y realizar un seguimiento de los cambios en los datos personales; (v) Tratar los datos personales de los clientes como parte de procedimientos internos para la prevención de fraudes, el monitoreo de actividades sospechosas y la protección de los intereses financieros; (vi) Para efectos de garantizar la seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales y establecimientos de comercio, así como prevenir el fraude interno y externo; (vii) Para gestionar sus pedidos, incluyendo la preparación, envío y entrega de productos de iluminación adquiridos, así como para el seguimiento de pedidos y devoluciones; (viii) Para ofrecer soporte, responder consultas, y gestionar solicitudes, quejas o reclamos de los clientes respecto a los productos y servicios ofrecidos; (ix) Para realizar encuestas de satisfacción, obtener retroalimentación de los clientes y evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, con el fin de mejorar la experiencia del cliente; (x) para atender cualquier trámite ante una autoridad judicial, entidad pública o entidad privada, que requiera la información en ejercicio de sus funciones legales; (xi) para transmitir la información a Encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación contractual, que provean los servicios necesarios para la debida operación del Responsable del Tratamiento y el cumplimiento de las finalidades previstas en esta política; (xi) Para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones del SAGRILAFT y retención documental; (ix) Para enviar información comercial, publicidad, boletines y demás información sobre eventos, actividades de mercadeo y promocionales, ofertas o nuevos lanzamientos de productos o servicios que realice la Responsable vía SMS, WhatsApp, correos electrónicos y cualquier otro tipo de aplicaciones, redes sociales o mensajes de datos;
Proveedores y personas vinculadas con los proveedores	Datos públicos, Datos semiprivados, Datos privados, Datos sensibles.	(i) Administrar la relación comercial, incluyendo la negociación de términos, la gestión de contratos y el seguimiento de compromisos y acuerdos establecidos; (ii) Como elemento para dar cumplimiento a la normatividad que rija la relación contractual frente a la DIAN; (iii) para efectos de garantizar la seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de sus oficinas principales y establecimientos de comercio, así como prevenir el fraude interno y externo; (iv) para atender cualquier trámite ante una autoridad judicial, entidad pública o entidad privada, que requiera la información en ejercicio de sus funciones legales; (v) para transmitir y/o transferir la información a Encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación contractual, que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Responsable y el cumplimiento de las finalidades previstas en esta política; (vi) Atender consultas, notificaciones sobre sus servicios, responder a solicitudes de información o para cualquier otro asunto relacionado con el servicio; (vii) para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones del SAGRILAFT y retención documental;

La Responsable del Tratamiento no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione sobre sí mismo, por tanto, MOATS INSTALACIONES SAS se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.

La presente PTDP aplica para cualquier registro de Datos Personales y Datos Sensibles realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual por los Titulares, para la prestación de cualquiera de los servicios por parte de MOATS INSTALACIONES SAS.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

En cumplimiento de lo señalado en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para los casos que requieren de autorización previa e informada del Titular, se entenderá que la Autorización cumple con estos requisitos cuando:

a) Se manifieste expresa e inequívocamente por escrito,
b) Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización, como cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

En aplicación de artículo 10 de la citada Ley, se entenderá que, para los siguientes casos, no se requerirá de autorización previa:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los titulares:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;

b)Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

11. LEGITIMACIÓN Y EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES: ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON HABEAS DATA

11.1. Legitimación

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos expuestos líneas atrás, las siguientes personas:

1. Por el Titular.

2. Por sus causahabientes del titular.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Para efectos de esta Política, las personas legitimadas podrán presentar sus solicitudes, quejas o reclamos por escrito mediante comunicación dirigida al correo electrónico gerencia@lux-oria.com

11.2. Requisitos de la solicitud, queja o reclamo y contenido mínimo

Según la condición de la persona legitimada, deberán cumplirse los siguientes requisitos, a efectos de garantizar una adecuada respuesta:

Persona legitimada	Requisito
Titular	Deberá acreditar su identidad en forma suficiente, indicando, como mínimo: Nombre, identificación, domicilio, medio de contacto para recibir la respuesta, teléfono, correo electrónico.
Causahabientes del titular	Deberán acreditar tal calidad, mediante la presentación del registro civil del causahabiente y el certificado de defunción del causante, o cualesquiera otros documentos que la normatividad colombiana determine para identificar el vínculo.
Representante y/o apoderado del Titular	La representación o apoderamiento se acreditará en los términos que señale el Código General del Proceso.

Además de la información anterior, la solicitud, queja o reclamo deberá contener, como mínimo, una descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; o cualesquiera otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

11.3. Proceso de recepción de solicitudes de ejercicio de derechos

PROCEDIMIENO	DESCRIPCIÓN
Remisión de solicitud al Oficial de Tratamiento de Datos Personales	Toda solicitud relacionada con el Tratamiento de Datos Personales debe ser remitida al Oficial para iniciar el trámite de acuerdo al tipo de solicitud.
Clasificación de la solicitud	Una vez recibida la solicitud, el Oficial clasifica si la misma se trata de una consulta o de un reclamo
Registro de solicitud	El oficial de Tratamiento de Datos Personales realiza el registro de la solicitud y deja constancia dentro de la Base de Datos del soporte documental de la solicitud.

11.4. Proceso de atención de consultas

PROCEDIMIENO	DESCRIPCIÓN
Trámite de solicitud	El Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el Titular. La respuesta debe emitirse en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Ampliación del término	Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que la respuesta a su solicitud se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Respuesta a la Consulta	Remite la respuesta y deja constancia para el Registro Nacional de Bases de Datos.

11.5. Proceso de atención de reclamos

PROCEDIMIENO	DESCRIPCIÓN
Verificación de la información	Se verifica que la información sea la requerida para gestionar el reclamo.
Información incompleta	Se indica al Titular los requisitos faltantes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, indicando que, de no dar respuesta en los próximos dos (2) meses, se entenderá desistida la solicitud.
Información completa	Si la solicitud reúne todos los requisitos se inicia el trámite de atención y se rotula el dato con la descripción de “RECLAMO EN TRÁMITE”.
Trámite de solicitud	Verificada la información, el Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el titular. La respuesta debe emitirse en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Ampliación del término	Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que se amplía el plazo por ocho (8) días hábiles adicionales y se indica la fecha de respuesta.
Respuesta al Reclamo	Remite la respuesta y deja constancia de la misma. Si procede el reclamo se cumple con lo solicitado por el Titular. Si no procede el reclamo se responde al solicitante con los argumentos.

12. SEGURIDAD DE USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

La Responsable está comprometida con el adecuado Tratamiento de Datos Personales, así como de la garantía de la seguridad de los mismos, por lo cual cuenta con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias con el fin procurar la garantía de la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, esto es, la seguridad de los Datos Personales objeto de tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para lo cual, cuenta con un manual de seguridad de la información.

13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la Responsable podrá modificar en cualquier momento esta PTDP. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva, no dirigida.

La Responsable se reserva el derecho de implementar la Política de Tratamiento de la Información Personal en cualquier momento.

14. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO